Kontrola 56 dni: czy sama karta kierowcy wystarczy?

Najpierw ustal okres

Dzień bieżący i poprzednie 56 dni

Od 31 grudnia 2024 r. wymagane zapisy obejmują dzień kontroli oraz poprzednie 56 dni. Rozszerzenie wcześniejszego okresu wynika z Pakietu Mobilności. To obowiązek już stosowany, a nie zmiana, która dopiero ma wejść w życie w 2026 r. [2]

Liczymy dni kalendarzowe. Urlop, weekend czy kilka dni bez prowadzenia pojazdu nie powodują przesunięcia początku okresu do wcześniejszych dni pracy. Nie liczymy również wyłącznie dni zatrudnienia u aktualnego przewoźnika.

Każdego następnego dnia ten przedział przesuwa się o dzień. Dlatego komplet dokumentacji przygotowany na początku miesiąca trzeba aktualizować wraz z kolejnymi przejazdami i zdarzeniami.

Karta to punkt wyjścia

Co trzeba pokazać podczas kontroli?

Art. 36 rozporządzenia nr 165/2014 rozróżnia dokumenty zależnie od rodzaju tachografu. Znaczenie ma także to, jakich urządzeń kierowca używał wcześniej w kontrolowanym okresie. [1]

Nie ma ogólnego nakazu drukowania każdego prawidłowo zarejestrowanego dnia. Jeżeli dane są kompletne i dostępne na karcie, nie trzeba tworzyć papierowego archiwum tylko dlatego, że kontrola obejmuje 56 dni.

Osobno trzeba jednak zachować wymagane wydruki i ręczne zapisy. Karta nie zastąpi dopisku wyjaśniającego konkretne zdarzenie. Również ekran programu z sumą godzin nie jest tym samym co kompletny zestaw zapisów źródłowych.

Najłatwiej uporządkować dokumenty chronologicznie. W jednej teczce kierowcy mogą znajdować się wykresówki i wymagane wydruki, a w firmowym archiwum odpowiadające im pliki. Przy każdym nietypowym zdarzeniu warto sprawdzić, czy wiadomo, którego dnia i pojazdu dotyczy zapis. To praktyczny sposób przygotowania materiałów, a nie dodatkowy urzędowy formularz. Dzięki temu łatwiej odnaleźć dokument bez przeglądania przypadkowych kartek.

Sprawdź rzeczywistą historię

Starsza karta może mieć ograniczenia

Nie zakładaj, że każda starsza karta przechowuje tylko 28 dni. Komisja Europejska wyjaśnia, że większość takich kart mieści więcej danych. W ograniczonej liczbie przypadków mniejsza pamięć i bardzo częste zmiany aktywności mogą jednak powodować nadpisywanie wcześniejszych zapisów. [3]

Komisja wskazuje, że techniczne nadpisanie danych poza kontrolą kierowcy co do zasady nie jest samo w sobie naruszeniem obowiązków dotyczących karty. Nie dotyczy to pominięcia wymaganych wpisów. W opisanej sytuacji kontrolujący powinni najpierw sprawdzić pamięć tachografu. Jeżeli brakujących danych tam nie ma, wytyczne wskazują elektroniczne przekazanie kierowcy wcześniej pobranych danych przez firmę albo posiadanie odpowiednich wydruków. To rozwiązanie wskazane dla ograniczenia pamięci karty, a nie ogólne zastąpienie wymaganych dokumentów dowolnym plikiem. [3]

Taką procedurę warto sprawdzić przy rzeczywistym odczycie karty. Nie czekaj na kontrolę, żeby ustalić, czy archiwum zawiera potrzebny okres i czy pliki można odczytać.

Jeżeli podczas kontroli pojawi się luka, najpierw ustal jej zakres: konkretną datę, czas i pojazd. Następnie sprawdź dostępne źródła. Innego działania wymaga nadpisanie wcześniej zapisanych aktywności, a innego brak wpisu, którego kierowca w ogóle nie wykonał. Nie twórz po fakcie opisu niezgodnego z rzeczywistą pracą. W dokumentacji trzeba pokazać fakty, a nie tylko uzyskać pozornie ciągły wykres.

Jedna historia, różne pojazdy

Zmiana samochodu nie zeruje zapisów

Kierowca może w ciągu tygodnia prowadzić kilka samochodów. Pamięć aktualnie kontrolowanego pojazdu nie zawiera automatycznie danych z pozostałych. Dokumentacja musi uwzględniać tę zmianę.

Jeżeli wcześniej korzystałeś z tachografu analogowego, odpowiednie wykresówki pozostają potrzebne także podczas kontroli samochodu z urządzeniem cyfrowym. Nowa trasa nie usuwa obowiązków dotyczących poprzednich przejazdów. [1]

Podobny problem pojawia się po odnowieniu karty. GITD wskazuje, że podczas kontroli należy okazać również poprzednią, nieważną kartę, jeżeli była używana w wymaganym okresie. Nowa karta nie przejmuje automatycznie jej historii. [4]

Przykładowo kierowca przez pierwszą połowę września jeździ samochodem z tachografem analogowym, a później przechodzi na pojazd cyfrowy. Podczas październikowej kontroli pokazuje aktualną kartę, ale wrześniowe wykresówki pozostawił w poprzednim samochodzie. Samo wskazanie miejsca przechowywania nie przedstawia tych dokumentów. Przy przekazaniu pojazdu warto więc rozdzielić dokumentację samochodu od osobistych zapisów kierowcy i sprawdzić, które materiały powinny dalej towarzyszyć mu w trasie.

Nie tylko prowadzenie

Dzień bez jazdy też ma znaczenie

Nieobecność karty w tachografie nie oznacza automatycznie odpoczynku. Kierowca może wtedy pracować w magazynie, wykonywać czynności przy pojeździe albo pozostawać w gotowości. Zapisy powinny odpowiadać temu, co rzeczywiście robił.

Po powrocie do pojazdu wymagane aktywności poza nim uzupełnia się właściwymi wpisami manualnymi. Sam brak jazdy nie wystarcza do oceny, czy odpoczynek został wykorzystany prawidłowo. [5]

Zaświadczenie o działalności nie zastępuje rutynowo wpisów manualnych. W Polsce art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców nakazuje jednak przedsiębiorcy wystawić je, gdy nie można wprowadzić danych zgodnie z art. 34 rozporządzenia nr 165/2014 i kierowca miał jedną z aktywności wymienionych w ustawie, np. urlop, zwolnienie lekarskie, inną pracę lub gotowość. Zaświadczenie na właściwym formularzu przekazuje się przed rozpoczęciem przewozu; kierowca je podpisuje. TSUE potwierdził możliwość wymagania takiego dokumentu jako dowodu pomocniczego przy braku zapisów automatycznych i manualnych. Nie traktuj go jako sposobu na usunięcie skutków zaniedbania wpisu. [8] [9] [5]

Dokumentuj konkretne zdarzenie

Kiedy wydruk jest potrzebny?

Utrata, kradzież, uszkodzenie lub wadliwe działanie karty wymagają zastosowania szczególnej procedury. Art. 35 przewiduje wydruki na początku i końcu trasy, uzupełniane o wymagane aktywności, dane identyfikacyjne kierowcy i podpis. [1]

Zgodnie z art. 29 o kartę zastępczą należy wystąpić w ciągu 7 dni kalendarzowych. Jazda bez karty jest dopuszczalna zasadniczo przez maksymalnie 15 dni kalendarzowych, wyjątkowo dłużej, gdy jest to konieczne do powrotu pojazdu do bazy. Kierowca musi wykazać niemożność okazania lub używania karty. Kradzież i utratę trzeba odpowiednio zgłosić, a uszkodzoną lub wadliwą kartę zwrócić właściwemu organowi. Ta procedura nie obejmuje pozostawienia sprawnej karty w domu ani zwykłego upływu jej ważności. [1]

Przy skorzystaniu z odstępstwa z art. 12 rozporządzenia nr 561/2006 kierowca musi ręcznie wskazać jego przyczynę na wykresówce, wydruku z tachografu albo w planie pracy, najpóźniej po przybyciu do miejsca docelowego lub odpowiedniego miejsca postoju. Sam zapis dodatkowej jazdy na karcie nie spełnia tego obowiązku. Dopisek nie legalizuje odstępstwa, jeśli nie były spełnione jego warunki. [10]

Przeczytaj również: art. 12 — przedłużenie jazdy na powrót do domu.

Dwa różne obowiązki

Nie pobieraj karty raz na 56 dni

Okres przedstawiania zapisów podczas kontroli nie zmienia maksymalnych okresów pobierania danych. W rozporządzeniu nr 581/2010 maksymalne okresy wynoszą 28 dni dla karty kierowcy oraz 90 dni dla jednostki pojazdowej. Przy ich obliczaniu, zgodnie z motywem 3 i objaśnieniem GITD, uwzględnia się dni z zarejestrowaną aktywnością. [6]

Rozporządzenie nr 581/2010 wymaga pobierania w sposób zapobiegający utracie danych. W razie potrzeby należy robić to częściej niż wynika z maksymalnego okresu. [7]

Praktycznie warto sprawdzać nie tylko datę ostatniego odczytu, lecz także wynik pobierania. Zapisanie pliku w folderze nie potwierdza jeszcze, że obejmuje cały potrzebny przedział i nadaje się do analizy.

W firmie dobrze wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawdzenie kompletności odczytów oraz jej zastępstwo. Po pobraniu danych można zweryfikować tożsamość kierowcy, zakres dat i ewentualne luki. Jeżeli program sygnalizuje problem, warto wyjaśnić go od razu, kiedy kierowca pamięta przebieg pracy. Samo automatyczne pobieranie nie zastępuje takiej weryfikacji. Procedura powinna działać również po urlopie osoby prowadzącej rozliczenia lub zmianie oprogramowania.