W branży transportowej nadal funkcjonuje przekonanie, że największym zagrożeniem podczas kontroli jest przekroczenie czasu jazdy przez kierowcę.

W praktyce wiele kontroli kończy się negatywnie nie dlatego, że kierowca jechał za długo, lecz dlatego, że przedsiębiorca nie wiedział, co od miesięcy zapisuje tachograf.

Dane zostały pobrane. Pliki zostały zapisane. Obowiązek został formalnie wykonany. Tylko nikt nie sprawdził, co faktycznie znajduje się w środku.

A właśnie tam bardzo często znajdują się informacje o naruszeniach, błędach organizacyjnych i problemach, które wcześniej czy później zostaną wykryte przez organ kontrolny.

Tachograf nie służy już wyłącznie do rejestrowania czasu jazdy

Zgodnie z art. 1 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 tachograf służy do weryfikacji zgodności z przepisami dotyczącymi czasu prowadzenia pojazdu, okresów odpoczynku oraz organizacji czasu pracy w transporcie drogowym.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ww. rozporządzenia tachograf cyfrowy rejestruje między innymi:

• przebytą odległość i prędkość pojazdu,
• pomiar czasu,
• punkty położenia pojazdu,
• tożsamość kierowcy,
• aktywność kierowcy,
• dane dotyczące kontroli, kalibracji i napraw,
• zdarzenia i usterki.

Największy problem? Nikt nie analizuje danych

Wiele firm transportowych regularnie pobiera dane z kart kierowców i tachografów. To jednak dopiero początek.

Jeżeli nikt nie przeanalizuje zapisów, przedsiębiorca często dowiaduje się o problemie dopiero podczas kontroli ITD, BAG lub innego organu kontrolnego.

• nieprawidłowo oznaczone aktywności,
• błędy związane z obsługą tachografu,
• nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy,
• brak wymaganych wpisów manualnych,
• niezgodności pomiędzy dokumentacją a zapisami urządzenia.

Kontrola zaczyna się wcześniej, niż większości przewoźników się wydaje

Zgodnie z art. 8 ust. 1 Rozporządzenia (UE) nr 165/2014 tachograf automatycznie zapisuje położenie pojazdu:

• na początku dziennego okresu pracy,
• co trzy godziny skumulowanego czasu prowadzenia pojazdu,
• przy przekraczaniu granicy państwa członkowskiego,
• za każdym razem kiedy jest wykonywany załadunek lub rozładunek pojazdu,
• na końcu dziennego okresu pracy.

Ponadto art. 9 ww. rozporządzenia przewiduje możliwość zdalnej komunikacji pomiędzy tachografem a organami kontrolnymi w celu wykrywania potencjalnych manipulacji lub niewłaściwego użycia urządzenia.

Od 1 lipca 2026 r. obowiązki obejmą również część busów

Szczególnie ważna zmiana dotyczy przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy transport drogowy rzeczy pojazdami lub zespołami pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 lit. aa Rozporządzenia (WE) nr 561/2006, po zmianach wprowadzonych przez Pakiet Mobilności, przepisy dotyczące czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw oraz okresów odpoczynku stosuje się również do międzynarodowego transportu drogowego rzeczy oraz przewozów kabotażowych wykonywanych pojazdami lub zespołami pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 2,5 tony.

Jednocześnie przepisy dotyczące tachografów przewidują, że obowiązek wyposażenia tych pojazdów w tachografy zacznie obowiązywać od 1 lipca 2026 r. Oznacza to, że część przedsiębiorców wykorzystujących busy w przewozach międzynarodowych będzie musiała przygotować się do obowiązków, które dotychczas kojarzone były głównie z transportem ciężkim.

W praktyce zmiana ta oznacza nie tylko konieczność montażu tachografu, ale również obowiązek pobierania i archiwizacji danych, monitorowania naruszeń oraz prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców.

• stosowanie tachografu w przewozach objętych przepisami,
• przestrzeganie norm czasu jazdy, przerw i odpoczynków,
• pobieranie danych z tachografu,
• pobieranie danych z kart kierowców,
• archiwizacja danych i przygotowanie ich na potrzeby kontroli,
• analiza naruszeń i prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców.

Sam montaż urządzenia nie rozwiązuje problemu. Jeżeli przedsiębiorca nie będzie pobierał, analizował i archiwizował danych, ryzyko kar nadal pozostanie bardzo wysokie.

Najdroższe błędy nie powstają w trasie

Największe ryzyko dla przedsiębiorcy często nie znajduje się za kierownicą pojazdu.

Brak analizy danych, brak nadzoru nad naruszeniami, błędy w rozliczaniu czasu pracy czy nieprawidłowa archiwizacja dokumentacji mogą kosztować znacznie więcej niż pojedyncze przekroczenie czasu jazdy.

Dlatego rozliczanie czasu pracy kierowców nie powinno być traktowane jako obowiązek administracyjny. Powinno być traktowane jako narzędzie ograniczania ryzyka i ochrony przedsiębiorstwa przed kosztownymi konsekwencjami kontroli.