LICZY SIĘ DATA
NADANIA,
NIE WPŁYWU
Wysyłasz odpowiedź do urzędu ostatniego dnia terminu? Sprawdź, kiedy pismo jest złożone skutecznie i dlaczego urząd nie zawsze musi otrzymać je przed upływem wyznaczonego czasu.
Czytaj artykuł
Urząd nie zawsze musi otrzymać pismo przed upływem wyznaczonego terminu.
Termin na pismo do urzędu: czy wystarczy nadać je ostatniego dnia?
Otrzymałeś wezwanie z GITD, starostwa, ZUS albo innego urzędu i masz 7 lub 14 dni na odpowiedź? Wielu przedsiębiorców sądzi, że pismo musi fizycznie znaleźć się w urzędzie przed końcem terminu. W postępowaniu administracyjnym często obowiązuje jednak inna zasada.
Liczy się data nadania
Zgodnie z art. 57 § 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego.
Prosty przykład
Starosta wyznaczył Ci 7 dni na złożenie wyjaśnień. Ostatni dzień terminu przypada w piątek. Tego dnia o godzinie 17:00 nadajesz odpowiedź na Poczcie Polskiej, a urząd odbiera ją dopiero w poniedziałek.
Termin został zachowany. Decydująca jest data nadania, a nie data wpływu przesyłki do urzędu.
Dlaczego najlepiej wybrać Pocztę Polską?
Przepisy KPA odnoszą się do operatora wyznaczonego. W praktyce, jeżeli wysyłasz pismo w ostatnim dniu terminu, najbezpieczniej nadać je w placówce Poczty Polskiej. Dzięki temu możesz powołać się na datę widniejącą na potwierdzeniu nadania.
Zachowaj dowód nadania
Samo wysłanie przesyłki to za mało, jeżeli później nie będziesz potrafił wykazać, kiedy została nadana. Dlatego zachowaj:
- potwierdzenie nadania,
- numer przesyłki,
- kopię wysłanego pisma,
- potwierdzenie śledzenia przesyłki.
Dobrym rozwiązaniem jest również wykonanie zdjęcia albo skanu potwierdzenia nadania i przechowywanie go razem z kopią pisma.
Dlaczego ta zasada ma znaczenie?
Po nadaniu przesyłki nie masz już wpływu na to, kiedy operator ją doręczy. Nie powinieneś więc ponosić negatywnych skutków opóźnienia, za które nie odpowiadasz. Właśnie dlatego przepisy pozwalają w określonych przypadkach zachować termin już w chwili prawidłowego nadania pisma.
Nie zawsze musisz zdążyć z doręczeniem. Musisz zdążyć z prawidłowym nadaniem.
Gdy termin upływa, nie wysyłaj dokumentów przypadkowym kurierem. Nadaj pismo u właściwego operatora, zachowaj potwierdzenie i przechowuj kopię całej korespondencji.
Otrzymałeś wezwanie z GITD, starostwa lub innego urzędu?
Pomagamy przygotować wyjaśnienia, odwołania i odpowiedzi w postępowaniach administracyjnych.